Es la capacidad de determinar eficazmente las metas de su tarea/área/proyecto estipulando la acción, los plazos, y los recursos requeridos. Incluye la implementación de mecanismos de seguimiento de la información.
Evidencias de esta Capacidad
– Establecer objetivos y plazos para la realización de las tareas.
– Definir prioridades.
– Organizar el trabajo y administrar los tiempos en forma adecuada.
¿Para que sirve Planificar?
Como ya dijimos, en la vida de las organizaciones podemos encarar las decisiones en dos formas diferentes: como respuesta inmediata a una situación no prevista, o planificada anticipadamente. La primera se relaciona con un proceso espontáneo. La segunda, en cambio, es un proceso donde los objetivos son más específicos y claros.
La cultura organizacional es un factor clave en el uso de uno u otro sistema de toma de decisiones. Las culturas con fuerte sesgo conservador poseen una actitud de reacción ante los hechos nuevos. En cambio, donde predomina una cultura participativa, la planificación se convierte en una actividad cotidiana porque planificar es pensar.
La planificación permite:
– Definir hacia dónde nos dirigimos.
– Negociar.
– Comunicar eficazmente.
– Crear futuro.
– Generar compromiso.
– Ordenar pensamientos.
– Guiar hacia el objetivo.
– Controlar.
Planificar nos ayuda a crear el futuro. De las decisiones que tomemos hoy dependerá nuestro éxito o nuestro fracaso. Este proceso ayuda también
a hacer que nuestros objetivos puedan verse plasmados en la realidad.
Además, acrecienta y mejora la comunicación eficaz entre los miembros de la organización, y en la medida en que se participe en el proceso, aumentará el compromiso de cumplimiento.
Por último, la planificación es una guía para el seguimiento de la operación y el logro de los objetivos, y permite el control necesario de
este proceso.
Cuando el hecho futuro deseado implica un conjunto de decisiones interdependientes.
Cuando para lograr un objetivo observamos que no nos basta con la consideración de un solo aspecto, es preciso planificar para lograr considerar la relación entre los distintos elementos en juego.
La planificación implica definir objetivos, saber con qué estructura de recursos se cuenta y definir los procedimientos que se van a utilizar para alcanzar las metas.
La planificación es un proceso que implica responder a tres preguntas básicas: ¿CUÁL ES EL PROBLEMA?, ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR?, ¿QUÉ DEBEMOS HACER PARA LOGRAR EL OBEJTIVO?. Tiene una serie de pasos que debemos cumplir:
1.-Analizar el problema o la oportunidad.
Para esto se requiere sensibilidad, experiencia, y estar consustanciado con la tarea. E implica efectuar un diagnóstico de las fuerzas internas y externas que intervienen en el suceso.
2.-Determinar el objetivo u objetivos.
Este es un paso fundamental. La determinación del objetivo equivocado conlleva la aplicación de prácticas equivocadas.
Objetivo: Es el logro previsto como resultado de la aplicación de una serie de acciones en un tiempo determinado.
Los objetivos pueden clasificarse, entre otros criterios, en razón de su concreción y en función del tiempo.
Por niveles de concreción:
– OBJETIVOS GENERALES: son conceptos. Nos señalan la dirección a seguir.
– OBJETIVOS OPERATIVOS: son definiciones concretas y resultados (números) finales a lograr. Son temporales y serán reemplazados por objetivos subsiguientes.
En función del tiempo:
– OBJETIVOS DE LARGO PLAZO: son definiciones amplias. A veces necesitan ser modificados porque las circunstancias así lo requieren.
– OBJETIVOS DE MEDIANO PLAZO: son determinaciones a un futuro de tres a cinco años.
– OBJETIVOS DE CORTO PLAZO: su elaboración es más detallada. Se refieren a un horizonte de un día, una semana, un mes, o un año.
Para que los objetivos tengan un significado efectivo para aquéllos que están relacionados con su consecución, es necesario que al establecerlos se tenga en cuenta que: a) deben ser fijados en función de necesidades concretas de la organización y de sus miembros, b) haya existido participación entre los empleados,
c) los distintos objetivos estén coordinados entre ellos, y
d) cuantificarlos en cifras.
3.- Establecer prioridades.
Es decir, determinar claramente el orden de importancia y de urgencia de los objetivos que se pretenden alcanzar en consonancia con los recursos de que se disponen.
4.- Manejar las variables
Controlables y no controlables que pueden intervenir durante el tiempo planificado, de forma tal que permita anticipar las condiciones existentes en el futuro.
5.- Determinar las acciones de cada alternativa
Respecto a los objetivos que han de alcanzarse, a los recursos disponibles, a la situación actual y a la prevista para el futuro.
6.- Diseñar la sucesión de acciones y su coordinación
7.- Escoger entre los recursos disponibles
¿cuáles se pueden emplear, y en qué medida, para conseguir los objetivos deseados.
8.- Valorar otros recursos
Que serán necesarios en el futuro, y establecer cómo, dónde y en qué condiciones se pueden obtener.
9.- Determinar los plazos
¿Cuándo se podrán alcanzar los objetivos, teniendo en cuenta un razonable margen de tolerancia?
10.- Calcular los costos necesarios para alcanzar los resultados.
11.- Asignar tareas y responsabilidades precisas para la ejecución de los planes.
12.- Establecer formas de monitoreo de las acciones.
La planificación es una actividad que debe ejecutarse en los distintos niveles de la organización. Cada persona, en su puesto de trabajo, debe considerar que la planificación de su función cotidiana, mensual y anual constituye una tarea fundamental en la gestión.
En general se reconocen tres niveles de planificación:
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA: normalmente se alude a la planificación realizada por quienes ocupan la posición más alta de la estructura. Se refiere a los objetivos generales que pretende alcanzar la organización. Su confección es de alta complejidad y se trabaja teniendo en cuenta el contexto y las características de la organización. Es una planificación general.
PLANIFICACIÓN TÁCTICA: se refiere a aquellos planes que hacen a la implementación de los objetivos estratégicos. Su confección es complicada porque intervienen diferentes técnicas y requiere la coordinación con otros planes. Aumenta el nivel de concreción con respeto a la planificación general.
PLANIFICACIÓN OPERATIVA: es la indicada para las actividades concretas y específicas. Tiene un gran nivel de detalle. Se materializa mediante procedimientos. Es el mayor nivel de concreción dentro de la planificación.
Una buena manera de planificar es tomar en cuenta las propuestas del sector dirigencial y, a partir de éstas, elaborar planes o programas de trabajo donde aparezcan las distintas actividades que se pretende emprender.
Requiere poder responder a los siguientes aspectos:
– ¿Qué objetivos determinan la planificación estratégica?
– ¿Qué objetivos determinan la planificación táctica?
– ¿Con qué recursos contamos?
– ¿Dónde nos encontramos?
– ¿Hacia dónde queremos ir?
– ¿Cómo se hizo antes?
– ¿Cómo lo vamos a hacer ahora?
Las respuestas a estas preguntas definen:
– El proceso a desarrollar.
– El cronograma de las actividades a realizar.
– El reconocimiento de cuáles serán los recursos e insumos críticos.
– Qué tecnología de la información será requerida para llevar a
cabo el proceso.
– Cuáles serán los puntos de control claves.
– Qué circuito de comunicación será necesario para mantener interconectadas a las distintas personas de las diferentes áreas involucradas en los planes de acción.
– Cuáles serán las acciones preventivas requeridas para aliviar los efectos de potenciales emergencias y contingencias.
Este proceso implica la definición de los objetivos, que deberán reunir las siguientes condiciones:
– Estar expresados en términos de resultados a lograr.
– Ser coherentes, es decir, estar integrados horizontal y verticalmente en la organización.
– Ser prioritarios.
– Ser específicos en cuanto a calidad, cantidad, costo y plazo.
– Resultar desafiantes pero alcanzables.
– Tender a la superación permanente.
Con respecto al horizonte temporal, podemos clasificar a la planificación en:
PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO: Tiene que ver con la estrategia de la organización y su proyección en el futuro.
PLANIFICACIÓN A MEDIANO PLAZO: Son proyecciones que se realizan con un horizonte de tiempo de 3 a 5 años.
PLANIFICACIÓN A CORTO PLAZO: Son los programas y procedimientos que se utilizan en las actividades cotidianas.
Planificación: Es el proceso por el cual se intenta alcanzar, a través de decisiones y acciones adecuadas, los objetivos determinados.
Fuente del artículo: Programa de Certificación de Competencias Laborales. Ayala, Juan Carlos (*) Competencias Básicas en Gestión. Banco Interamericano de Desarrollo, 2005. (66) p. 29×21 ISBN 987-1182-37-6.
