Es la capacidad general que desarrollan las personas para identificar problemas, reconocer información relevante, tomar las decisiones adecuadas, coordinar los recursos disponibles y proveerse de aquellos que no tiene. También incluye la capacidad de entender las secuencias temporales y las relaciones causa-efecto de las decisiones adoptadas.

Esta competencia se relaciona con el tipo y el alcance del razonamiento lógico de una persona con respecto a la organización de su tarea en su área de trabajo.

Evidencias de Capacidad

– Descomponer los problemas en partes, analizarlos, y utilizar sus conocimientos.
– Establecer relaciones causales.
– Identificar impactos en el conjunto del sistema cuando se altere una parte o componente.
– Identificar los pro y contra de las decisiones.
– Determinar prioridades.

¿Para que administrar?

En las organizaciones se presentan, a menudo, diversos conflictos que amenazan la consecución de los objetivos. Por ejemplo: falta de financiamiento para emprender un proyecto nuevo, escasez de materiales para la linea de produción, intereses contrapuestos entre los miembros de un sector, falta de información para la toma de decisiones, problemas de coordinación de actividades, carencia de recursos humanos capacitados, etc.

Reiteradamente escuchamos:
– «el personal es escaso y no llegaremos con los pedidos»
– «falta una planificación adecuada»
– «estamos malgastando esfuerzos»
– «no se me aprovecha»
– «no se cumplen con las tareas asignadas»
– «se fijan objetivos que después no se cumplen»

A esta sensación de desaprovechar energías de todo tipo y de no obtener resultados, es posible transformarla en una situación de logros y economía de recursos. Procurando que la organización sea “eficiente”, es decir, que logre los resultados con los medios de los cuales dispone. Esto es, hacer las cosas más rápido, más baratas, y con menos esfuerzo. Para tal es importante distinguir estos dos conceptos:

Eficiencia: Lograr los objetivos con la mejor disposición de recursos. Alcanzando los objetivos que se han definido. Por ejemplo: ser los primeros en lanzar un producto, incorporar la tecnología en el tiempo establecido, capacitar a los empleados, etc.

Eficacia: Alcanzar los objetivos propuestos. El funcionamiento de una Organización demanda la coordinación de las tareas y la aplicación de técnicas diversas en función de las diferentes especializaciones de cada área o sector.

A esta coordinación racional de actividades entre un cierto número de personas, que tiene un objetivo común y que procura la eficiencia y la eficacia, la llamamos administración.

Toda persona que desempeñe un cargo en la organización es un Administrador, dado que tiene recursos a su disposición, conoce el objetivo común y debe tratar de conseguirlo con eficacia y eficiencia.

Así, este empleado (Administrador) se convierte en el centro neurálgico de la unidad de la Organización. Para satisfacer esa función es necesario que desempeñe diversos roles o formas organizadas de conducta que dependen de la posición que ocupa en la Organización y del área en la cual se desempeña.

La eficacia y la eficiencia dependen en alto grado de la comprensión del rol que debe desempeñar cada uno en la Organización.

Como Administrador, el individuo asume la responsabilidad de los resultados finales de su tarea, de su sector y de la empresa, y contribuye a los mismos.

El conjunto de tareas que realiza y la función que desempeña este Administrador, deben basarse en una actividad cuya realización sea indispensable para alcanzar los objetivos de la empresa. Debe ser siempre una tarea real, que realice una contribución visible, y si es posible, mensurable en orden al éxito de la empresa. Debe implicar un alcance y una autoridad. Es el responsable de la coordinación de las actividades de su sector, para lo cual organiza el trabajo propio y el de los individuos que operan bajo su dependencia, establece una adecuada comunicación, asigna recursos, resuelve conflictos, efectúa negociaciones, motiva al personal, toma e implementa decisiones y evalúa las acciones realizadas.

Además, necesita integrarse «colateralmente», es decir, con las personas de otras áreas y funciones que utilizarán el trabajo que él realiza.

El proceso de administrar entraña diversos tipos de capacidades interrelacionadas: planificación, implementación, gestión y control.

Programa de Certificación de Competencias Laborales. Ayala, Juan Carlos (*) Competencias Básicas en Gestión. Banco Interamericano de Desarrollo, 2005. (66) p. 29×21 ISBN 987-1182-37-6